Vaši klienti použijí informace na vašem W-9 k vložení vašeho jména, obchodního jména, adresy a identifikačního čísla daňového poplatníka (TIN) do 1099-MISC, které o vás uloží. Na konci ledna po skončení daňového roku vám pošlou jednu kopii 1099-MISC do IRS a druhou kopii.
Mezi další okolnosti, za kterých byste mohli být požádáni o vyplnění W-9, patří:
- některé transakce s nemovitostmihyplacené úroky z hypotéky akvizice nebo vzdání se zajištěného majetkuzrušení dluhových příspěvků k individuálnímu důchodovému ujednání (IRA)
(Pro více informací o jeho použití - a kdy byste se měli ptát, že jej musíte podepsat - si přečtěte Účel formuláře W-9 .)
Pokyny krok za krokem
Formulář W-9 je jedním z nejjednodušších formulářů pro IRS, ale pokud vás daňové formuláře dělají nervózní, nebojte se. Provedeme vás správným způsobem, jak to dokončit.
Krok 1: Zadejte své jméno, jak je uvedeno v daňovém přiznání. Snadné, že?
Krok 2: Zadejte své obchodní jméno nebo název „nezohledněné entity“, pokud se liší od názvu, který jste zadali pro krok 1. Můžete být například jediným vlastníkem, ale pro marketingové účely nepoužíváte jako své osobní jméno své osobní jméno Obchodní jméno; místo toho „podnikáte jako“ nějaké jiné jméno. Sem zadejte jméno. Pokud jde o ignorovanou část entity, pokud nevíte, co to je, pravděpodobně nejsi. Nejběžnějším ignorovaným typem entity je společnost s ručením omezeným s jediným členem.
Krok 3: Jaký typ podnikatelského subjektu jste pro federální daňovou klasifikaci: výhradní vlastnictví, partnerství, společnost C, společnost S, trust / estate, společnost s ručením omezeným nebo „jiný“? Zaškrtněte příslušné políčko. Pokud si nejste jisti, pravděpodobně jste jediným vlastníkem, protože byste se museli stát spoustou papírování, abyste se stali jednou z dalších entit.
Krok 4: Výjimky. Je pravděpodobné, že tyto krabice necháte prázdné. Zde je několik výjimek:
1. Příjemci, kteří jsou osvobozeni od zadržení zálohy, jako jsou korporace (ve většině případů), bude možná muset do pole „Vyňat kód příjemce“ zadat kód. Pokyny ve formuláři W-9 obsahují seznam příjemců osvobozených od daně a jejich kódy a druhy plateb, pro které by se tyto kódy měly používat. Podniky vyplňující W-9 pro příjem úroků nebo výplaty dividend by například zadaly kód „5“.
2. Příjemci, kteří jsou osvobozeni od vykazování podle zákona o dodržování zákonů o zahraničních účtech (FATCA), bude možná muset zadat kód do pole „Osvobození od oznamovacího kódu FATCA“. Žádné z těchto polí se nebude vztahovat na typického nezávislého dodavatele nebo nezávislého pracovníka.
Krok 5: Zadejte svou ulici, město, stát a PSČ. Co když se vaše domácí adresa liší od vaší firemní adresy? Jakou adresu byste měli uvést na formuláři W-9? Použijte adresu, kterou použijete při daňovém přiznání. Pokud jste například jediným majitelem, který pronajímá kancelářské prostory, ale své daňové přiznání podáte pomocí své domovské adresy, zadejte svou domovskou adresu do formuláře W-9, takže IRS nebude mít potíže se sladěním svých 1099 s formulářem 1040.
Krok 6: V tomto volitelném kroku můžete zadat jméno a adresu žadatele. Možná budete chtít vyplnit toto pole, abyste si vedli záznam o tom, komu jste poskytli své daňové identifikační číslo.
Krok 7: IRS nazývá tuto část část I, která vás nutí přemýšlet, jaké byly všechny ty kroky, které jste právě dokončili. Zde musíte uvést daňové identifikační číslo své firmy, kterým bude buď vaše individuální číslo sociálního zabezpečení (SSN), pokud jste výhradním vlastníkem, nebo vaše identifikační číslo zaměstnavatele (EIN), pokud jste jiným typem podnikání. Nyní mají někteří jediní vlastníci také EIN, ale IRS dává přednost tomu, aby jediní vlastníci používali své SSN na formuláři W-9. Opět tím usnadníte sladění všech 1099s, které obdržíte, s daňovým přiznáním, které podáte pod SSN.
Co když je vaše firma nová a nemá EIN? Stále můžete vyplnit formulář W-9. IRS říká, že byste měli požádat o své číslo a do pole pro DIČ napsat „přihlášeni“. Toto číslo budete chtít získat co nejrychleji, protože dokud to neuděláte, budete podrobeni záloze. O EIN můžete požádat na webu IRS. Další informace o zadržení zálohy naleznete v pokynech níže pro krok 8, část II.
Krok 8: V části II musíte před podepsáním formuláře W-9 potvrdit pravdivost všech svých informací. Záměrné ležení na daňovém formuláři může znamenat, že budete muset zaplatit pokutu nebo jít do vězení; IRS se neusmívá. Před podepsáním formuláře W-9 jsou zde prohlášení, která musíte potvrdit, pravdivá, pod trestem křivé přísahy:
Většina daňových poplatníků je osvobozena od srážkové zálohy. Pokud nevíte, o čem mluví IRS, jste pravděpodobně osvobozeni. Pokud nejste osvobozeni, bude vás informovat IRS a společnost, která vám zaplatí, potřebuje vědět, protože je povinna srážet daň z příjmu z paušálu paušální sazbou 24% a odeslat ji do IRS., nyní znáte další dobrý důvod, proč nepodvádět své daňové přiznání: Možná o tom budete muset říct budoucímu klientovi, a to by mohlo vést k tomu, aby o vás společnost dvakrát přemýšlela. Bod (c) v podstatě říká, že pokud jste byli jednou podrobeni zadržení zálohy, ale už ne, nikdo to nemusí vědět.
Pokud jste rezidentní cizinec, máte jasno. IRS také považuje za „osobu v USA“: partnerství, společnost, společnost nebo sdružení vytvořené nebo organizované ve Spojených státech nebo podle zákonů Spojených států; domácí statek; a domácí důvěra. Pokud je vaše firma partnerství se zahraničním partnerem, platí zvláštní pravidla; přečtěte si o nich v pokynech k formuláři W-9. Pokud nejste občanem USA, možná budete muset místo toho vyplnit formulář W-8 nebo formulář 8233.
Pravděpodobně si nebudete muset dělat starosti s tím, který má co do činění se zákonem o dodržování zákonů o zahraničních účtech.
Ještě pár bodů, než se podepíšete
Formulář W-9 vám říká, že chcete přeškrtnout výše uvedenou položku 2, pokud vás IRS informoval, že v současné době podléháte zadržení zálohy, protože jste nahlásili veškerý úrok a dividendy ze svého daňového přiznání.
Pokud vyplňujete formulář W-9 v souvislosti s transakcí s nemovitostmi, můžete zaškrtnout položku 2. Položka 2 se v tomto případě nevztahuje, takže nezáleží na tom, zda vám hrozí záloha.
Nyní, pokud si pečlivě přečtete drobný tisk v pokynech W-9, zdá se, že většina lidí nemusí tento formulář vůbec podepisovat. Obecně se od vás vyžaduje podpis, pouze pokud vás IRS upozorní, že jste dříve uvedli nesprávné DIČ. Kromě technických aspektů však osoba, která vás požádala o vyplnění formuláře W-9, jej pravděpodobně bude považovat za neúplnou nebo neplatnou, pokud jste ji nepodepsali, a hodně štěstí se pokusíte přesvědčit jinak.
Vrácení formuláře
Vyplňte vyplněný formulář W-9 firmě, která vás požádala o jeho vyplnění. V ideálním případě ji doručíte osobně, abyste omezili vystavení krádeži identity, ale tato metoda často není praktická. Pošta je považována za relativně bezpečnou. Pokud musíte formulář odeslat e-mailem, měli byste před odesláním zprávy zašifrovat dokument i e-mailovou zprávu a trojnásobně zkontrolovat, zda máte správnou e-mailovou adresu příjemce. Bezplatné služby jsou k dispozici online, aby vám to pomohly, ale před tím, než jim důvěřujete svým dokumentům, zkontrolujte jejich pověst.
Sečteno a podtrženo
Poskytnutí přesných informací ve formuláři W-9 pomůže zajistit, aby platby, které obdržíte - nebo jiné transakce, které vyžadují tento formulář - byly řádně nahlášeny IRS. Pokud si nejste jisti některými položkami, jako je řádná klasifikace vaší firmy, kontaktujte svého účetního nebo jiného finančního poradce.
