Svět financí se vyvinul ve vysoce konkurenční pracoviště. Ačkoli v každém jednotlivém dni je pouze 24 hodin, čas jsou peníze. Proto je efektivní řízení času konkurenční výhodou pro všechny finanční profesionály, kteří se chtějí stát produktivnějšími a zvýšit kvalitu času mimo práci.
Existuje však mnoho rozptýlení, které vás mohou udržet v práci déle, než je nutné. Čtěte dále a dozvíte se o některých z těchto běžných časových škrábanců a dozvíte se o řadě tipů pro správu času, díky nimž budete mít více práce za kratší dobu.
Černá díra
Existují různé časové ztráty, které mohou nasát produktivitu. Například, finanční profesionálové jsou neustále v pokušení multitask. Předpokládejme, že jste poradce, a ve středu ráno mezi 8:30 a 10:00 se vám podaří splnit následující úkoly:
- Pracujete na tabulce, ale přestaňte poté, co vás přeruší dvě nové e-mailové zprávy, poté odešlete šest e-mailů v řadě. Následuje kontrola svatebních fotografií kolegy na Instagramu. Poté přijměte pozvánku na společenský výlet společnosti pomocí zprávy Slack, Před vyřizují dva neočekávané hovory od potenciálních klientů a konečně jsou nuceni náhle zavěsit, protože váš manažer zastaví, aby vám připomněl, že na schůzku zaměstnanců máte pět minut zpoždění.
Zní to jako typické ráno? Pokud ano, a zejména pokud pracujete v podnikovém prostředí, jako je soukromá investiční společnost nebo investiční banka, jste pravděpodobně ve srovnání s vašimi vrstevníky na nejnižší úrovni.
Za pět nebo deset let vás nikdo nebude pamatovat, starat se o něj ani ho povýšit za veškerou práci, kterou jste dosáhli. Záleželo by na světě, kdyby Thomas Jefferson dokončil spoustu papírování, ale nikdy nepomohl napsat Deklaraci nezávislosti? Totéž platí ve vaší práci - vaše organizace si cení nezbytnou práci a mistrovská díla, nikoli práci.
Plánování
Každou nedělní odpoledne dokončte seznam příštích týdnů s názvem „dělat“, nejlépe pomocí aplikace nebo webové služby, která se synchronizuje na všech vašich zařízeních. Zdůrazněte položky, které jsou naprosto zásadní pro váš úspěch v práci a ve vašem osobním životě. Ty, které nejsou zvýrazněny, jsou pravděpodobně věci, které můžete delegovat, zpozdit nebo se jim úplně vyhnout.
V oblasti financí zahrnují kritické výstupy zprávy nebo výzkum, který musí být přesný a musí být předložen před termínem. Vaše organizaci je poskytováno lépe, pokud se zaměřujete na zlepšování kvality těchto přehledů, na rozdíl od pouhé důstojné práce na nich, takže můžete uvolnit čas pro položky, které nejsou klíčové (jako například odpovídat na e-maily s nízkou prioritou nebo se účastnit dlouhých zpráv) - setkání s vadami).
Stejně tak deset minut před odchodem z práce každý den dokončete výpis položek akcí následujícího dne a očíslujte je podle důležitosti a priority. Opět se neustále ptát na všechny věci, které opravdu nemusíte dělat - věci, které nesplňují určitou prahovou hodnotu produktivity.
(Také se podívejte na Najděte svého výklenku ve finančním průmyslu.)
Multitasking
Úspěch v oblasti financí se omezuje na schopnost člověka vždy dosahovat kritických a okamžitých výsledků. Na jaké klíčové informace a datové body se vaši finanční manažeři spoléhají? Co můžete dodat, abyste pomohli vaší organizaci a / nebo svým klientům vyhrát? Zahrnuje to včasné předložení zprávy o auditu, přesné výpočty čisté současné hodnoty navrhovaného projektu nebo zajištění toho, aby vzorce v Excelu vedly ke správným souhrnným součtům?
Na konci dne se nikdo nestará o všechny e-maily, které jste si vyměnili, o schůzkách společenských klubů, kterých jste se zúčastnili, nebo o chronologickém ukládání složek ve vašem kabinetu. Multitasking neustále brání jednotlivcům v tom, aby poskytovali maximum pro několik kritických výstupů, které od nich zaměstnavatelé skutečně očekávají.
Nejdříve proveďte důležité, obtížné, naléhavé a vysoce hodnotné akce. Úspěch ve financích může zahrnovat jednoduchost v metodách, jak přistupujete k úkolům. To se může zdát brutálně jednoduché pro dobře přečteného a nezasvěceného nedávného absolventa, ale udělejte jednu věc najednou a nezastavujte se, dokud nebude dokončena. Pokud se vaše úkoly vztahují k dlouhodobému projektu, nasekejte jej na krátkodobé milníky a dopředu dopředu. Jak řekl Henry Ford: „Nic není zvlášť těžké, pokud jej rozdělíte na malé práce.“ Dělat věci od začátku do konce eliminuje nákladné neefektivnosti, protože se budete vyhýbat tomu, abyste museli neustále začínat znovu a kalibrovat různé nesouvisející položky.
(Prozkoumejte typy pracovních míst ve finančním odvětví pomocí možnosti finanční kariéry pro profesionály.)
Doručená pošta
Vaše doručená pošta je hlavní časová ztráta. Pokud většina vašich e-mailů není pro vaše bezprostřední úkoly relevantní, pak sporadicky vyplňujete svůj den informacemi o odpadu.
Chcete-li tomu zabránit:
- Nastavte si předem určený čas pro kontrolu e-mailu a zkontrolujte doručenou poštu ne více než třikrát nebo čtyřikrát denně. Vytvořte složku pro odpoledne pro e-maily, na které byste se měli dostat, ale které nejsou naléhavé. Tato složka je obzvláště užitečná pro návrat k důležitým požadavkům, které mohou čekat několik pracovních dnů, než obdrží odpověď od vás. Během pracovního dne odesílejte pouze ty nejdůležitější e-maily. I když je důležité zůstat ve vaší skupině stále aktuální, hlavní část vašeho času může ztratit nezkušený nebo méně disciplinovaný kolega, který zaplaví vaši doručenou poštu irelevantními zprávami. Tyto typy e-mailů můžete snížit tak, že nebudete odpovídat na e-maily, které se netýkají práce. Před odchodem z práce vyprázdněte doručenou poštu. Toho lze dosáhnout vytvořením složek souvisejících s projektem, ve kterých můžete parkovat e-maily související se specifickými problémy. Udržování prázdné schránky vám ušetří čas tím, že z vaší pozornosti odstraníte nepodstatné zprávy. Pokud existují položky, které naprosto vyžadují pozornost během několika příštích hodin nebo do následujícího dne, umístěte je do urgentní složky.
Další tipy pro úsporu času
Sledujte, kolik času opravdu plýtváte
Vytvořte jednoduchou tabulku, která vám umožní zadat odhadovaný čas, který jste promrhali v triviálních záležitostech. Udělejte to denně. Jak rozvíjíte a udržujete tento zvyk, budete se vzdělávat, abyste rozpoznali nedůležité záležitosti, když se s nimi setkáte.
Papírové dokumenty zpracovávejte pouze jednou
Jakmile jsou zpracovány, můžete je podat, odeslat nebo se jich zbavit.
Přímá zpráva svým kolegům
Chůze po vaší kanceláři nebo mezi odděleními vás může stát několik hodin týdně - a my víme, jak nákladné to je na ročním základě. Pokud to není důležitá nebo komplikovaná záležitost, je použití přímých zpráv prostřednictvím podnikového systému zasílání zpráv nebo schválené webové služby často účinnějším způsobem, jak rychle získat odpovědi na řadu otázek.
Vědět, kde je všechno v daný čas
To zahrnuje jak elektronické, tak papírové informace. Pokud si ceníte svého času, neztrácejte to hledáním věcí.
Oddělte své úkoly do čtyř kategorií:
-
Naléhavé a důležité - například finanční a účetní zprávy s přísnými a blížícími se lhůtami.
Není to naléhavé a důležité - například vytváření sítí v rámci vaší finanční skupiny, školení, atd.
Naléhavé a ne důležité - například sporadické zprávy z vaší doručené pošty a „registrace termínů“ pro schůzky v klubu.
Není to naléhavé a není důležité - například desetiminutové rozhovory u automatu, kontrola fantasy fotbalu atd.
(Je zřejmé, že byste měli strávit co nejvíce svého dne v první kategorii.)
Delegovat, delegovat, delegovat
To je to, co vás oddělí od balíčku, když se pohybujete v organizaci nahoru. Zpracovávejte úkoly, které můžete provádět pouze vy . Jakmile zdokonalíte své dovednosti v oblasti řízení času, brzy vám budou přiděleny přímé zprávy. Přiřaďte úkoly, které nemusíte zvládat co nejvíce. Měli byste dělat pouze věci, které naprosto vyžadují vaši pozornost nebo odbornost.
Nespravujte svou osobnost
Finanční profesionálové by měli mít dovednosti v oblasti řízení času, ale měli by také mít vztah a dobrou vůli s interními kolegy a externí komunitou. Zaměření výhradně na čas může způsobit, že budete vypadat drsně, což odloží mnoho lidí, když jsou kolem vás, a to i v prostředí sociálního a obchodního rozvoje. Pokud si nejste opatrní, obejdete se a pomyslíte si, že jste guru pro správu času, ale nebudete si zcela vědomi razítka „sociálního idiota“ na čele.
Komunikace, vedení a rozvoj podnikání jsou stejně důležité jako dovednosti v oblasti řízení času. Jak se finanční profesionálové pohybují ve své profesní kariéře, nebudou už samotné dovednosti v oblasti řízení času dostatečné k tomu, aby jim pomohly dosáhnout další úrovně (tj. Výkonné úrovně).
Sečteno a podtrženo
(Více si přečtěte Finanční účinnost: Příručka analytika k řízení času.)
