Peněžní výplatní deník je záznam vedený interními účetními o všech finančních výdajích vynaložených společností před jejich zaúčtováním do hlavní knihy. Časopisy o výplatě hotovosti slouží k řadě funkcí, jako je například zdroj pro zaznamenávání odpisů daní a kategorizace dalších výdajů. Tento deník v podstatě funguje jako účetní kniha pro všechny praktické účely.
Rozdělení deníku výplaty hotovosti
Všechny nákupy v hotovosti se zaznamenávají v deníku výplat. Časopisy o výplatě hotovosti mohou zaznamenávat různé typy výdajů přiřazením každého typu výdajů kódu nebo zaznamenáním různých výdajů do různých sloupců. Tyto deníky jsou sladěny (obvykle měsíčně) s účty hlavní knihy, které se pak používají k vytváření účetní závěrky za běžná účetní období. Časopisy jsou vedeny v účetních softwarových balíčcích a budou obsahovat následující základní informace: datum vyplacení, číslo šeku, typ transakce, částka, příjemce a poznámka.
V závislosti na konkrétní obchodní činnosti mohou být potřebné další sloupce, které poskytují důležité podrobnosti pro položky výplaty. Například pokud společnost nakupuje zásoby hromadně, může získat slevu. Užitečný by byl samostatný sloupec pro výši obdržené slevy. Vedoucí deníku musí být velmi podrobně orientovaný a musí být na vrcholu každé transakce, aby vedl řádný deník. Dobrou praxí je také zavádění vnitřních kontrol, aby hotovost nebyla nesprávně nasměrována nebo zneužita. Takové vnitřní kontroly by mohly mít podobu ověření velkých částek vyplacených nebo sledování platebních vzorců, aby bylo možné sledovat neobvyklou aktivitu.
Kromě použití pro zápisy do hlavní knihy ve formální přípravě firemních knih může časopis pro výplatu hotovosti poskytnout informace pro majitele v jejich činnostech v oblasti správy hotovosti - kolik šlo do inventáře v daném měsíci, kolik za mzdy, kolik za pronájem a nájem, kolik za externí služby atd. Časopis se stává dobrým zdrojem pro vedení budoucích rozhodnutí o výplatě hotovosti.
