Obecné časopisy vs. hlavní knihy: Přehled
Pokud jde o sledování financí podniku, je systém podvojného účetnictví, který používá jak hlavní knihu, tak i obecný deník, pravděpodobně nejlepší metodou pro sledování celkové statistiky a udržení hladkého a ziskového provozu operací. Abychom však skutečně porozuměli tomu, jak systém evidence účetnictví podvojného účetnictví funguje, musíme nejprve ocenit různé funkce spojené s těmito dvěma klíčovými komponentami: hlavní knihy a obecné časopisy.
Klíč s sebou
- Obecný deník odkazuje na knihu původního zápisu, ve které účetní a účetní evidují obchodní transakce, v pořadí podle data událostí. Hlavní kniha sleduje pět významných účetních položek: aktiva, pasiva, kapitál vlastníka, příjmy a výdaje. Díky technologickým pokrokům většina lidí nemusí vést každou knihu účtů samostatně.
Generální časopisy
Jednoduše definovaný obecný žurnál odkazuje na knihu původního záznamu, ve které účetní a účetní evidují obchodní transakce, v pořadí podle data událostí. Obecný deník je prvním místem, kde se zaznamenávají data, a na každé stránce v položce jsou uvedeny dělicí sloupce pro data, sériová čísla a také debetní nebo úvěrové záznamy. Některé organizace vedou specializované časopisy, jako jsou nákupní nebo prodejní časopisy, které zaznamenávají pouze konkrétní typy transakcí.
Navzdory pokroku v softwarové technologii bude vždy nutné zaznamenávat neobvyklé transakce v obecných časopisech, jako je prodej aktiv, nedobytné pohledávky a odpisy.
Jakmile je transakce zaznamenána v obecném deníku, částky se poté zaúčtují na příslušné účty, jako jsou pohledávky, vybavení a hotovostní transakce.
Hlavní knihy
Hlavní kniha je kniha nebo soubor, který účetní používají k záznamu všech příslušných účtů. Hlavní kniha sleduje pět významných účetních položek: aktiva, pasiva, kapitál vlastníka, výnosy a výdaje. Každý účet je stůl se dvěma sloupky ve tvaru písmene T. Účetník obvykle umístí název účtu na začátek „T“ a zaznamenává debetní zápisy na levé straně a kreditní zápisy napravo. Hlavní kniha někdy zobrazuje další sloupce pro podrobnosti, jako je popis transakce, datum a sériové číslo. Transakce z obecných časopisů jsou zaúčtovány na účty hlavní knihy, poté jsou zůstatky vypočteny a převedeny z hlavní knihy do zkušebního zůstatku.
Zvláštní úvahy
Většina organizací dnes používá software k zaznamenávání transakcí v účetních knihách a obecných časopisech, což dramaticky zefektivnilo tyto základní činnosti v oblasti vedení záznamů. Ve skutečnosti většina účetního softwaru udržuje centrální úložiště, ve kterém můžete protokolovat účetní knihy a deníkové záznamy. Pokroky v technologii však usnadňují a méně zdlouhavé zaznamenávání transakcí a nemusíte vést každou knihu účtů zvlášť. Osoba zadávající data do jakéhokoli modulu účetního nebo účetního softwaru vaší společnosti nemusí být o těchto úložištích dokonce informována. V mnoha z těchto softwarových aplikací musí osoba zadávající údaje pouze kliknout na rozbalovací nabídku a zadat transakci v účetní knize nebo deníku.
