Obsah
- Co je to formulář I-9?
- Vyplnění formuláře I-9
- Sečteno a podtrženo
Co je to formulář I-9?
Když najmete nového zaměstnance, musíte si ověřit, že daná osoba je ze zákona oprávněna pracovat ve Spojených státech. Jakmile vytvoříte pracovní nabídku (ale nikoli dříve), musí nový zaměstnanec prokázat způsobilost pracovat v USA vyplněním formuláře I-9, Ověření způsobilosti k zaměstnání.
Jako zaměstnavatel zodpovídáte za to, že tento formulář od americké občanské a imigrační služby vyplníte zaměstnanec i vy. Ponechte si formulář se svými dalšími záznamy o zaměstnání - nezadávejte jej u vlády.
(Další informace o odpovědnosti zaměstnavatelů při najímání naleznete v části „8 věcí, na které se vás zaměstnavatelé nemohou zeptat.“)
Vyplnění formuláře I-9
Formulář I-9 je určen k získání informací od nových zaměstnanců, které prokazují jejich způsobilost k legální práci v USA. Žádný pracovník není osvobozen od povinnosti vyplňovat formulář.
Formulář I-9 se skládá ze tří částí:
1. Část I: Pro zaměstnance, zjišťování totožnosti
Tuto část formuláře vyplňuje zaměstnanec. Zahrnuje informace, jako je celé jméno zaměstnance, adresa, datum narození, číslo sociálního zabezpečení (pokud existuje), e-mailová adresa a telefonní číslo (e-mailová adresa a telefonní číslo jsou volitelné).
Tato část se také používá k prokázání - na základě trestu za křivou přísahu -, že daná osoba má zákonný nárok na práci ve Spojených státech, protože je:
- ObčanA nerezidentní státní příslušník Spojených státůPrávní osoba s trvalým pobytemNizozemec oprávněný pracovat v USA Zaměstnanec musí v případě potřeby zadat datum vypršení platnosti tohoto povolení.
Zaměstnanec, který je cizincem a je oprávněn pracovat, musí zadat registrační číslo cizince („A-číslo“, které je jedinečným 7-, 8- nebo 9místným číslem přiděleným cizinci) nebo přijímacím číslem formuláře I-94.
Zaměstnanec musí formulář podepsat a datovat. Falešná prohlášení mohou vést k pokutám a / nebo uvěznění.
Někteří zaměstnanci mohou potřebovat pomoc při vyplňování části formuláře. Je-li zaměstnancem nezletilý nebo zdravotně postižený (nebo potřebuje-li překlad), musí osoba, která napomáhá při vyplňování formuláře (zpracovatel a / nebo překladatel), také uvést své jméno a adresu a podepsat formulář (také pod sankcí) křivé přísahy).
2. Část II: Pro zaměstnavatele, kontrola dokladů zaměstnance
Tuto část formuláře vyplňuje zaměstnavatel. Popisuje dokumenty, které zaměstnavatel přezkoumal, aby ověřil způsobilost k zaměstnání. Zaměstnavatel by měl tuto akci podniknout do tří dnů od prvního dne zaměstnání. Zaměstnavatel může - ale není povinen - vytvořit kopii předložených dokumentů.
Existují tři seznamy dokumentů, které lze použít. Druh použitých dokumentů určuje část části II, kterou musí zaměstnavatel vyplnit.
Seznam A: Dokumenty v tomto seznamu uvádějí jak totožnost zaměstnance, tak pracovní povolení. Zaměstnanec potřebuje pouze jeden z následujících formulářů, aby splnil požadavek na doklad:
- Americký pas (nebo americký pasový kód) Karta s trvalým pobytem („zelená karta“) nebo karta s potvrzením o registraci cizince (technicky je zelená karta ve formě I-551) Zahraniční cestovní pas s dočasným razítkem I-551Právní doklad o zaměstnání, který obsahuje fotografii (Formulář I-766) Pro cizince bez přistěhovalce oprávněného pracovat: cizí pas a formulář I-94 (nebo 94A) a potvrzení statusu cizince pro přistěhovalectví, dokud jeho platnost neuplynulaPport z Mikronézských federálních států, Republika Marshallových ostrovů
Seznam B: Dokumenty v tomto seznamu ukazují totožnost zaměstnance. Pokud zaměstnanec nemá dokument ze seznamu A, musí předložit jeden dokument ze seznamu B plus jeden dokument ze seznamu C (níže).
- Řidičský průkaz nebo občanský průkaz vydaný státem (pokud obsahuje průkaz totožnosti s fotografií a další osobní údaje) Průkaz školy s registrační kartou fotografa VoličeU.S. vojenská karta nebo návrh záznamu Vojenská závislá karta IDUU. Pobřežní hlídka obchodní námořní kartaPůvodní americký kmenový dokumentPrávecký průkaz vydaný kanadskou vládní autoritou
U nezletilých (do 18 let), kteří nemohou předložit jeden z dokladů v seznamu B, zahrnují alternativní dokumenty, které jsou přijatelné k prokázání totožnosti zaměstnance, školní doklad nebo vysvědčení; záznamy o klientovi, lékaři nebo nemocnici; nebo záznam o mateřské škole nebo mateřské škole.
Seznam C: Tento dokument zakládá oprávnění zaměstnance pracovat ve Spojených státech. Pokud zaměstnanec nemůže znovu vytvořit dokument ze seznamu A, musí znovu vytvořit dokument ze seznamu B a jeden ze seznamu C.
- Karta s číslem účtu sociálního zabezpečení (pokud na kartě není uvedeno: neplatí pro zaměstnání, platí pouze pro práci s povolením INS nebo pro práci pouze s povolením DHS) Osvědčení o narození v zahraničí vydané ministerstvem státu (formulář FS-545) Osvědčení zprávy o narození vydané ministerstvem státu (formulář DS-1350) Originál nebo ověřená kopie rodného listu vydaného státem, okresem, obecním úřadem nebo územím USA, který má úřední pečeťNativní americký kmenový dokumentU.S. občanský průkaz (formulář I-197) Identifikační průkaz pro použití občanem s trvalým pobytem ve Spojených státech (formulář I-179) Doklad o oprávnění k zaměstnání vydaný ministerstvem vnitřní bezpečnosti
Stejně jako v případě zaměstnance musí zaměstnavatelé na základě trestu za křivou přísahu prokázat, že zkontrolovali nezbytné dokumenty, věří, že jsou skutečné a že podle svého nejlepšího vědomí věří, že zaměstnanec je oprávněn pracovat v USA. V sekci certifikace musí zaměstnavatel uvést první zaměstnanecký den zaměstnance a další informace o zaměstnavateli (jméno podniku, jméno osoby podepisující formulář a adresu podniku).
3. Část III: Pro zaměstnavatele, když se znovu najímají
Tuto část formuláře vyplňuje také pouze zaměstnavatel, ale používá se pouze v případě opětovného ověření při opětovném najmutí zaměstnance. Pokud je zaměstnanec znovu najat do tří let od data původního I-9, může se zaměstnavatel rozhodnout dokončit tuto sekci nebo nový I-9.
Pokud je nutné tuto část vyplnit, zaměstnavatel pouze uvede jméno zaměstnance (nebo nové jméno, pokud má zaměstnanec jméno změněno) a datum opětovného pronájmu. Pokud platnost předchozího povolení k zaměstnání vypršela, ale nyní byla prodloužena, zadejte informace o dokladu, který toto povolení zakládá (název dokumentu, číslo a datum ukončení platnosti nového povolení k zaměstnání).
Stejně jako v případě ostatních částí musí zaměstnanec pod trestem křivé přísahy podepsat, že věří, že předložený dokument je pravý a že zaměstnanec je oprávněn pracovat ve Spojených státech.
Sečteno a podtrženo
Zaměstnavatelé si musí ponechat I-9 po dobu dalších tří let ode dne najmutí nebo jednoho roku po ukončení zaměstnání. Federální vláda může čas od času zkontrolovat vaše záznamy o zaměstnání. Pokud se vám nepodaří vyrobit I-9, můžete být potrestáni občanskými a / nebo trestními sankcemi. Další informace o I-9 naleznete v „Příručce pro zaměstnavatele: Pokyny pro vyplnění formuláře I-9“. Máte-li jakékoli další otázky týkající se I-9, můžete se také obrátit na právního zástupce v oblasti pracovního práva.
(Majitelé firem se mohou také zajímat „Vyplňování formulářů 1099“ a „Vyplňování formuláře 4562, krok za krokem“.)
