W

Co je formulář W-9?

Formulář W-9 je daňový formulář Internal Revenue Service (IRS), který slouží k potvrzení jména, adresy a identifikačního čísla daňového poplatníka (TIN) pro účely zaměstnání nebo pro jiné účely. O potvrzení lze požádat buď pro osobu definovanou jako občan USA, nebo pro osobu definovanou jako cizinec s trvalým pobytem.

Formulář W-9 je také známý jako žádost o identifikační číslo daňového poplatníka a certifikační formulář.

Základy formuláře W-9

Formulář W-9 je pouze formální písemná žádost o informace a používá se pouze za účelem potvrzení identifikačního čísla daňového poplatníka (DIČ). Subjekt, který je povinen podat informační dokument s IRS, jako je formulář 1099, musí získat správné DIČ, aby nahlásil všechny příjmy nebo ztráty, které by mohly ovlivnit vaše federální daňové přiznání nebo váš zdanitelný příjem. Pro většinu jednotlivců bude DIČ jejich číslo sociálního zabezpečení (SSN).

W-9 se liší od formuláře W-4 - který zaměstnanci častěji dodávají přímým zaměstnavatelům - v tom, že W-9 neodmyslitelně nezajišťuje srážení splatných daní. Jakékoli požadované daně založené na výnosech souvisejících s poskytnutým W-9 jsou odpovědností držitele DIČ uvedeného v dokumentu, pokud daňový poplatník nepodléhá záložní srážce. Je-li vyžadováno zadržení zálohy, je třeba to uvést na W-9, aby se řádně informovala entita přijímající informace o potřebě zadržet.

Klíč s sebou

• W-9 je oficiální formulář poskytovaný IRS pro zaměstnavatele nebo jiné subjekty k ověření jména, adresy a daňového identifikačního čísla jednotlivce, který je příjemcem. Informace získané z formuláře W-9 se často používají ke generování 1099 daňový formulář, který je vyžadován pro účely podání daně z příjmu. Informace shromážděné účetní jednotkou na formuláři W-9 nemohou být zveřejněny za žádným jiným účelem, podle přísných předpisů o ochraně osobních údajů.

Použití informací W-9

Informace získané na formuláři W-9 se nejčastěji používají k vytvoření verze formuláře 1099. Formulář 1099 obsahuje informace o jakémkoli příjmu, který by mohl obdržet držitel DIČ, který by za normálních okolností nebyl uveden na W-2.. To zahrnuje, ale není to nijak omezeno, příjem vyplácený osobě v rámci smlouvy; některé transakce s nemovitostmi; hypoteční úrok placený jednotlivcem; dividendy vyplácené z investice; a různé další finanční transakce.

IRS vyžaduje, aby ti, kteří nejsou definováni jako občané USA nebo rezidentní cizinci, použili namísto formuláře W-9 příslušný formulář W-8.

Formulář 1099 se vyžaduje, aby byl vydán, až bude dosaženo prahu minimálního příjmu, který je stanoven na 600 USD od roku 2018. Částky pod tímto prahem musí držitel TIN nahlásit jako příjem, ale nevyžadují formulář 1099.

Přestože jsou zaměstnanci podle zákona povinni poskytovat určité osobní informace svým zaměstnavatelům, soukromí zaměstnanců je chráněno zákonem. Zaměstnavatel, který prozradí osobní údaje zaměstnance jakýmkoli neoprávněným způsobem, může být podroben občanskému a trestnímu stíhání.

Pokyny krok za krokem

Formulář W-9 je jedním z nejjednodušších formulářů IRS, který lze vyplnit, ale pokud vás daňové formuláře dělají nervózní, nebojte se. Provedeme vás správným způsobem, jak to dokončit.

Krok 1: Zadejte své jméno, jak je uvedeno v daňovém přiznání. Snadné, že?

Krok 2: Zadejte své obchodní jméno nebo název „nezohledněné entity“, pokud se liší od názvu, který jste zadali pro krok 1. Můžete být například jediným vlastníkem, ale pro marketingové účely nepoužíváte jako své osobní jméno své osobní jméno Obchodní jméno; místo toho „podnikáte jako“ nějaké jiné jméno. Sem zadejte jméno. Pokud jde o ignorovanou část entity, pokud nevíte, co to je, pravděpodobně nejsi. Nejběžnějším ignorovaným typem entity je společnost s ručením omezeným s jediným členem. Jediné majetkové vlastnictví a S korporace nejsou nikdy klasifikovány jako ignorované subjekty.

Krok 3: Jaký typ podnikatelského subjektu jste pro federální daňovou klasifikaci: výhradní vlastnictví, partnerství, společnost C, společnost S, trust / estate, společnost s ručením omezeným nebo „jiný“? Zaškrtněte příslušné políčko. Pokud si nejste jisti, pravděpodobně jste jediným vlastníkem, protože byste se museli stát spoustou papírování, abyste se stali jednou z dalších entit.

Krok 4: Výjimky. Je pravděpodobné, že tyto krabice necháte prázdné. Zde je několik výjimek:

1. Příjemci, kteří jsou osvobozeni od zadržení zálohy, například korporace (ve většině případů), bude možná muset zadat kód do pole „Výjimka pro příjemce“. Pokyny ve formuláři W-9 obsahují seznam příjemců osvobozených od daně a jejich kódy a druhy plateb, pro které by se tyto kódy měly používat. Korporace vyplňující W-9 pro příjem úroků nebo výplaty dividend by například zadaly kód „5.“ Příjemci, kteří jsou osvobozeni od vykazování podle zákona o dodržování zákonů o dani ze zahraničí (FATCA), možná bude muset zadat kód do „ Výjimka z kódu hlášení FATCA “. Žádné z těchto polí se nebude vztahovat na typického nezávislého dodavatele nebo nezávislého pracovníka.

Krok 5: Zadejte svou ulici, město, stát a PSČ. Co když se vaše domácí adresa liší od vaší firemní adresy? Jakou adresu byste měli uvést na formuláři W-9? Použijte adresu, kterou použijete při daňovém přiznání. Pokud jste například jediným majitelem, který pronajímá kancelářské prostory, ale své daňové přiznání podáte pomocí své domovské adresy, zadejte svou domovskou adresu do formuláře W-9, takže IRS nebude mít potíže se sladěním svých 1099 s formulářem 1040.

Krok 6: V tomto volitelném kroku můžete zadat jméno a adresu žadatele. Možná budete chtít vyplnit toto pole, abyste si vedli záznam o tom, komu jste poskytli své daňové identifikační číslo.

Krok 7: IRS nazývá tuto část část I, která vás nutí přemýšlet, jaké byly všechny ty kroky, které jste právě dokončili. Zde musíte uvést daňové identifikační číslo své firmy, kterým bude buď vaše individuální číslo sociálního zabezpečení (SSN), pokud jste výhradním vlastníkem, nebo vaše identifikační číslo zaměstnavatele (EIN), pokud jste jiným typem podnikání. Nyní mají někteří jediní vlastníci také EIN, ale IRS dává přednost tomu, aby jediní vlastníci používali své SSN na formuláři W-9. Opět tím usnadníte sladění všech 1099s, které obdržíte, s daňovým přiznáním, které podáte pod SSN.

Co když je vaše firma nová a nemá EIN? Stále můžete vyplnit formulář W-9. IRS říká, že byste měli požádat o své číslo a do pole pro DIČ napsat „přihlášeni“. Toto číslo budete chtít získat co nejrychleji, protože dokud to neuděláte, budete podrobeni záloze. O EIN můžete požádat na webu IRS. Další informace o zadržení zálohy naleznete v pokynech níže pro krok 8, část II.

Krok 8: V části II musíte před podepsáním formuláře W-9 potvrdit pravdivost všech svých informací. Záměrné ležení na daňovém formuláři může znamenat, že budete muset zaplatit pokutu nebo jít do vězení; IRS se neusmívá. Před podepsáním formuláře W-9 jsou zde prohlášení, která musíte potvrdit, pravdivá, pod trestem křivé přísahy:

• Pokud jste přemýšleli o použití „vypůjčeného“ ukradeného nebo doplněného daňového identifikačního čísla, zamyslete se dvakrát, než budete ležet pod přísahou.

• Většina daňových poplatníků je osvobozena od srážkové zálohy. Pokud nevíte, o čem mluví IRS, jste pravděpodobně osvobozeni. Pokud nejste osvobozeni, bude vás informovat IRS a společnost, která vám zaplatí, potřebuje vědět, protože je povinna srážet daň z příjmu z paušálu s paušální sazbou 28% a odeslat ji do IRS. Mimochodem, nyní víte další dobrý důvod, proč nepodvádět své daňové přiznání: Možná o tom budete muset říct budoucímu klientovi, a to by mohlo vést k tomu, aby o vás společnost dvakrát přemýšlela. Bod (c) v podstatě říká, že pokud jste byli jednou podrobeni zadržení zálohy, ale už ne, nikdo to nemusí vědět.

• Pokud jste rezidentní cizinec, máte jasno. IRS také považuje za „osobu v USA“: partnerství, společnost, společnost nebo sdružení vytvořené nebo organizované ve Spojených státech nebo podle zákonů Spojených států; domácí statek; a domácí důvěra. Pokud je vaše firma partnerství se zahraničním partnerem, platí zvláštní pravidla; přečtěte si o nich v pokynech k formuláři W-9. Pokud nejste občanem USA, možná budete muset místo toho vyplnit formulář W-8 nebo formulář 8233.

• Pravděpodobně si nebudete muset dělat starosti s tím, který má co do činění se zákonem o dodržování zákonů o zahraničních účtech.

Ještě pár bodů, než se podepíšete

Formulář W-9 vám říká, že chcete přeškrtnout výše uvedenou položku 2, pokud vás IRS informoval, že v současné době podléháte zadržení zálohy, protože jste nahlásili veškerý úrok a dividendy ze svého daňového přiznání.

Pokud vyplňujete formulář W-9 v souvislosti s transakcí s nemovitostmi, můžete zaškrtnout položku 2. Položka 2 se v tomto případě nevztahuje, takže nezáleží na tom, zda vám hrozí záloha.

Nyní, pokud si pečlivě přečtete drobný tisk v pokynech W-9, zdá se, že většina lidí nemusí tento formulář vůbec podepisovat. Obecně se od vás vyžaduje podpis, pouze pokud vás IRS upozorní, že jste dříve uvedli nesprávné DIČ. Kromě technických aspektů však osoba, která vás požádala o vyplnění formuláře W-9, jej pravděpodobně bude považovat za neúplnou nebo neplatnou, pokud jste ji nepodepsali, a hodně štěstí se pokusíte přesvědčit jinak.

Vrácení formuláře

Vyplňte vyplněný formulář W-9 firmě, která vás požádala o jeho vyplnění. V ideálním případě ji doručíte osobně, abyste omezili vystavení krádeži identity, ale tato metoda často není praktická. Pošta je považována za relativně bezpečnou. Pokud musíte formulář odeslat e-mailem, měli byste před odesláním zprávy zašifrovat dokument i e-mailovou zprávu a trojnásobně zkontrolovat, zda máte správnou e-mailovou adresu příjemce. Bezplatné služby jsou k dispozici online, aby vám to pomohly, ale před tím, než jim důvěřujete svým dokumentům, zkontrolujte jejich pověst. (Pro související čtení viz "Účel formuláře W-9")