Pro malé firmy s několika transakcemi může důvtipný majitel firmy použít Excel jako náhradu za účetní software. Excel má všechny nástroje potřebné k vytvoření a údržbě hlavní knihy, ale vyžaduje solidní pochopení základního účetnictví a pozornost k detailům. Pro vlastníky podniků, kteří si nejsou jisti, zda jsou připraveni nebo mají prostředky na investice do účetního softwaru, může být aplikace Excel dobrým místem pro začátek vedení účetních záznamů, dokud není účetní software zakoupen.
Použití Excelu jako hlavní knihy
Jednoduché nastavení vedení záznamů by mělo nejprve zahrnovat sloupce pro datum transakce, popis transakce a referenční číslo, například fakturu nebo kontrolní čísla. Následující sloupce obsahují seznam všech účtů, které se mají použít během roku. Při výběru účtů by se mělo pečlivě zamyslet, protože bude obtížné vrátit se později a provést změny. Zleva doprava by první uvedené účty měly být účty výkazu zisku a ztráty, počínaje výnosy a končící náklady. Další budou účty aktiv, poté účty pasiv a nakonec všechny majetkové účty.
Hlavní kniha používá účetnictví podvojného účetnictví, aby sledovala všechny transakce společnosti, a je důležité důkladně porozumět tomuto konceptu, než začneme používat Excel jako hlavní knihu.
Co je podvojné účetnictví?
Pokud se jedná o novou společnost, bude první transakcí pravděpodobně kapitál investovaný do společnosti. Řekněme například, že se podnikatel jménem Jane rozhodne otevřít strojírnu. Má úspory ve výši 750 000 USD, aby mohla začít podnikat, a otevře si u těchto fondů účet pro kontrolu podnikání.
Na základě koncepcí účetnictví podvojného účetnictví Jane ví, že tato transakce zvýší hotovostní účet společnosti (debetní zápis) a bude vyrovnána zvýšením vlastního účtu majitele (zápis úvěru). V tomto systému Excel by měly být všechny debetní položky zaznamenány jako kladné hodnoty, zatímco všechny úvěrové položky by měly být zaznamenány se zápornými hodnotami.
V tomto příkladu by Jane měla do prvního řádku tabulky zadat datum transakce a popis, například „kapitálová investice“. Poté vloží kladný zápis 750 000 USD do sloupce „hotovostního“ účtu v tabulce a záporný zápis 750 000 USD do sloupce účtu „Vlastní kapitál“ tabulky. K ověření čísel by Jane měla použít vzorec Sum, aby se zajistilo, že všechny položky v každém řádku budou nulové dolary.
Odtamtud Jane pokračuje v zadávání řádku pro každou transakci. Pokud nakoupí zařízení s hotovostí společnosti, Jane vstoupí do transakce a zobrazí debetní nebo kladný zápis do sloupce účtu „vybavení“ a kredit nebo záporný zápis do sloupce „hotovost“. Pokud prodává obráběcí služby zákazníkovi, zaznamenala by kredit na účet „výnos“ a debet na účet „vlastního kapitálu“.
Nakonec by se součet za každý sloupec účtu měl spočítat na konci tabulky. Součet všech příjmových účtů lze sčítat a vypočítat běžný čistý příjem. Další sloupce lze nakonfigurovat podle potřeby pro výpočet například celkových aktiv, celkových pasiv a celkového vlastního kapitálu.
