Účetnictví podvojného účetnictví je koncept, který má každá účetní transakce dva vlivy na finance společnosti. Hlavní kniha je záznam o obou stranách každé transakce. Pokud společnost prodává produkt, jeho příjmy se zvyšují a jeho hotovost se zvyšuje o stejnou částku. Když si společnost půjčí prostředky od věřitele, peněžní zůstatek se zvyšuje, ale zůstatek dluhu společnosti se zvyšuje o stejnou částku.
Systém podvojného účetnictví vytváří rozvahu složenou z aktiv, pasiv a vlastního kapitálu. List je vyrovnaný, protože aktiva společnosti se budou vždy rovnat jejím pasivům plus vlastní kapitál. Aktiva zahrnují všechny položky, které společnost vlastní, jako jsou zásoby, hotovost, stroje, budovy a dokonce nehmotné položky, jako jsou patenty. Závazky představují vše, co společnost dluží někomu jinému, například krátkodobé účty splatné vlastníkům dodavatelů nebo dlouhodobé směnky splatné bankám. Vlastní kapitál představuje podíl vlastníků ve společnosti. Vlastní kapitál může zahrnovat veškeré příspěvky, které vlastníci do společnosti vložili, plus zisky společnosti nebo mínus ztráty společnosti.
Každá položka má „debetní“ a „kreditní“ stranu zaznamenanou v hlavní knize. Účty aktiv se při odečtení zvyšují a při připisování klesají. Naopak, pasiva a vlastní kapitál se zvyšují, když jsou připsány na vrub a snižovány, když jsou připsány na vrub. Pokud se aktivum zvyšuje s debetem, pak kreditní stránka vstupu ovlivní buď jiné aktivum jeho snížením, nebo ovlivní účet pasiv nebo vlastního kapitálu a zvýší jej, aby byla aktiva = pasiva + ekvivalenční rovnice v rovnováze.
Například, pokud Lucie otevře nový obchod s potravinami, může začít podnikat a přispívat částmi svých vlastních úspor ve výši 100 000 USD do společnosti. Prvním vstupem do hlavní knihy by byl debet společnosti Cash, zvýšení aktiv společnosti a úvěr společnosti Equity, který by zvýšil majetkovou účast Lucie ve společnosti. Pokud Lucie nakoupí nějaké regálové jednotky za 5 000 USD na firemní kreditní kartě, dalším vstupem do hlavní knihy bude debet do zařízení za 5 000 USD, zvýšení aktiv společnosti a kredit na kreditní kartu splatný za 5 000 USD, čímž se zvýší závazky společnosti.
Pro každý jednotlivý účet může být vedena dílčí kniha, která bude představovat pouze polovinu zápisu. Hlavní kniha má však záznam pro obě poloviny záznamu. Když Lucie zakoupí regály, dílčí kniha vybavení zobrazí pouze polovinu příspěvku, což je částka za zařízení za 5 000 dolarů. Vedlejší kniha kreditní karty by měla obsahovat záznam o druhé polovině položky, kredit za 5 000 $. Do hlavní knihy by byly přidány dva řádky, které by zobrazovaly jak debet, tak kredit za 5 000 $.
Podle časopisu Wall Street Journal dokumentovalo včasné použití systému dvojitého vstupu Luca Pacioli v 15. století. Účetní ve 14. století používali pro vedení záznamů pero a papír a pečlivě sledovali každý dvojitý záznam. Účetní dnes obvykle nepoužívají knihu fyzických účetních knih; moderní účetní software však používá stejnou základní koncepci účtování dvou položek do hlavní knihy pro každou transakci.
