Co je to Správa digitálních transakcí (DTM)
Správa digitálních transakcí (DTM) používá počítačové systémy spíše než papír k řízení obchodních dohod způsobem, který je rychlý, přesný a bezpečný. DTM je 100% digitální cloudová služba, která urychluje proces podpisování smluv a snižuje počet chyb, které mohou vzniknout během cesty, protože dokumenty lze podepisovat a přenášet okamžitě online online, aniž by bylo nutné je tisknout, fyzicky podepisovat, naskenováno a odesláno e-mailem nebo vráceno poštou.
Rozdělení správy digitálních transakcí (DTM)
Technologie DTM vytváří digitální podpisy, které jsou vysoce bezpečné a ověřené, což je činí legálně vymahatelnými než tradiční podpisy. Navíc, protože je založen na cloudu, DTM umožňuje podnikům přístup k hlavním dokumentům a podnikat kdykoli, kdekoli a na jakémkoli zařízení.
Výhody správy digitálních transakcí
DTM prospívá organizacím zkrácením doby transakce a zlepšením zákaznické zkušenosti. Průmyslový standard pro DTM se nazývá xDTM a má požadavky na soukromí, bezpečnost, univerzálnost, škálovatelnost, dostupnost, vynutitelnost, otevřenost a soulad. K řízení tohoto standardu pomáhají vedoucí informační pracovníci (CIO) a vedoucí pracovníci společností, jako jsou DocuSign, Microsoft, FedEx, Intel a UPS. DTM vyžaduje, aby odborníci v oboru vytvořili a implementovali osvědčené postupy pro odborníky z různých oborů, od lékařů přes právníky až po státní pracovníky. Například, když je DTM používán ve zdravotnickém prostředí, může být prvořadý standard soukromí, zatímco v oblasti financí může být standardem zabezpečení nejvyšší fakturace.
Výhody DTM mohou těžit z každého aspektu podnikání.
- V prodeji lze použít pro dohody o odškodnění, dohody o doporučení, registraci nových zákazníků a smluvní podmínky. Oddělení lidských zdrojů je může použít pro nové nájemní doklady, dohody o uzavření smlouvy a výplatní formuláře. Finanční oddělení je mohou použít pro zpracování faktur, převod aktiv a penzijní účty. V oblasti IT je možné jej použít pro správu přístupu a autorizaci údržby. Právní týmy mohou používat DTM pro správu smluv a interní soulad. Zaměstnanci veřejných zakázek ho mohou použít pro objednávky a prohlášení o práci.
Správa digitálních transakcí v praxi
Podniky mohou snáze přijímat DTM, pokud změní své stávající papírové procesy na zcela digitální procesy od začátku do konce. Papírové procesy, přestože jsou pro mnoho uživatelů známější a pohodlnější, nejsou tak bezpečné nebo spolehlivé, jak si někteří uživatelé myslí. Papírové dokumenty mohou být ztraceny, nejsou příliš bezpečné a je obtížné je kontrolovat. Společnost se může rozhodnout implementovat DTM v jednom oddělení nebo ho implementovat v celé společnosti.
DocuSign, Adobe a VASCO Data Security (dříve Silanis) jsou tři hlavní hráči na trhu DTM. Všechny se specializují na digitální podpisy. Mezi další významné společnosti DTM patří Box, který poskytuje firmám cloudové úložiště, týmovou spolupráci a automatizaci pracovního postupu; Fluix, který ukládá soubory, usnadňuje spolupráci s dokumenty a převádí papírové dokumenty na digitální soubory, navíc nabízí elektronické podpisy; a MiForms, které pomáhají zaměstnancům shromažďovat data, GPS, fotografie, čárové kódy a podpisy v terénu. Existuje celá řada dalších společností DTM, takže potenciální uživatelé by měli provádět srovnání nákladů a funkcí, které se často mění. Některé společnosti se zabývají malými podniky, zatímco jiné se zaměřují na podniková řešení. Šikovným způsobem prověřování poskytovatelů je vidět, koho uvádějí jako zákazníci.
