Enterprise Resource Planning (ERP) je procesně orientovaná metodika, která integruje systémy používané napříč různými odděleními společnosti a umožňuje snadný a jednotný tok informací pod definovanými kontrolami, pomocí softwarových aplikací a definovaných osvědčených postupů.
Tento článek popisuje nástroje používané v ERP a jejich vlastnosti pro různé funkce, které obstarávají. Abychom lépe porozuměli nástrojům, začněme funkčními požadavky.
Co je potřeba od ERP systému?
Každý ERP systém musí v zásadě splňovat následující funkční požadavky.
- Musí to být sjednocený systém s snadno použitelnými aplikacemi a rozhraními, který bez problémů funguje napříč více odděleními s nezbytnou společnou databází s řízeným přístupem (nebo více, ale sdílenými databázemi) přístupnou prostřednictvím různých aplikací. parametry (jako „všechny nevybavené objednávky od včerejška v kategorii„ hračky “). Škálovatelnost, přizpůsobení a snadná integrace modulů ad hoc podle potřeby
Nástroje splňující požadavky ERP:
K uspokojení potřeb výše uvedených funkčních požadavků jsou do ERP systému povinně integrovány následující nástroje a aplikace.
Ukládání dat a správa informací se zavedeným pracovním postupem napříč různými odděleními a funkcemi jsou páteří jakéhokoli ERP systému. Pro ukládání dat je k dispozici více řešení a nástrojů, mezi něž patří relační databáze od společností jako Oracle, Sybase, DB2 a nabídky s otevřeným zdrojovým kódem, jako je Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby atd. Další nástroje pro správu informací mohou zahrnovat systémy pro správu obsahu (CMS). a úložiště aplikací.
V závislosti na odvětví a požadovaných funkcích je třeba vybrat vhodnou. Výrobce může zjistit, že transakční databáze, jako je Oracle nebo MySQL, je relevantnější, protože data založená na transakcích se pohybují různými stavy (od výroby k inventáři po zachycení objednávky až po prodej do stavu dodávky). Na druhou stranu může společnost pro online psaní obsahu najít systém úložišť CMS s kontrolou verzí, který lépe vyhovuje jejich potřebám.
Databáze nebo úložiště mohou být buď jediné centralizované, nebo více s automatickým tokem dat z jedné databáze do druhé. Definovaný pracovní postup zajišťuje plynulý pohyb dat. Databáze mohou být hostovány lokálně nebo vzdáleně, nebo dokonce v cloudu.
· Aplikace a rozhraní s vhodnou kontrolou oprávnění:
Ukládání a správa dat vyžaduje ke zpracování dat přístup pouze pro čtení nebo úpravy. Jakmile jsou položky vyrobeny, musí být označeny jako hotový inventář. Oddělení správy zásob jej poté aktualizuje jako připravené k prodeji. Po nákupu by měla být položka aktualizována do stavu prodaného atd. Pro dosažení tohoto cíle jsou snadno použitelné aplikace a rozhraní nedílnou součástí každého ERP systému, který má také definované ovládací prvky a oprávnění. Například, jakmile je položka označena jako prodaná, pouze operátoři logistického oddělení by měli mít možnost ji dále aktualizovat, zatímco ti z výrobního nebo skladového oddělení by měli získat přístup pouze pro zobrazení.
Podobně, u nástroje ERP pro psaní obsahu, jakmile autor předloží obsah editoru ke kontrole, měl by být schopen jej upravit pouze editor, aby se předešlo jakýmkoli duplikacím a konfliktům obsahu.
Aby bylo možné zabudovat takové ovládací prvky, aplikace a rozhraní založená na oprávnění, jakékoli řešení ERP, které může být založeno na prohlížeči, instalaci stolního počítače nebo tabletu / mobilní aplikaci. Výrobní tým ve stacionárním místě bude dávat přednost rozhraní založenému na stolním počítači, zatímco prodejní tým, který je neustále v pohybu, bude těžit z rozhraní založeného na prohlížeči nebo mobilní aplikace.
ERP systém se skládá z několika modulů a datových úložišť, kde aktualizace a akce dat sledují logicky definovanou sekvenci založenou na obchodních potřebách. To představuje pracovní postup. Workflow lze považovat za mysl ovládající různé funkce těla (tok krve, vzduchu, jídla a dalších zásob, pohyb částí těla atd.). Jasně definovaný pracovní postup s vhodným přístupem na různých úrovních je nezbytnou součástí každého řešení ERP.
Mezi běžně používané nástroje implementované v rámci ERP patří Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM atd.
Dalším důležitým požadavkem systému ERP je generování úrovně řízení, úrovně oddělení, úrovně týmu nebo individuální úrovně. Obvykle je k dispozici buď ve formě dashboardu (v zobrazení dat v reálném čase - zobrazující takové informace, jako jsou přijaté objednávky, ale ještě nebyly odeslány, neúspěšné platby za poslední týden atd.) Nebo přizpůsobitelné sestavy generované v běžných slovních nebo datových údajích - editace aplikací, jako jsou tabulky.
Většina nástrojů pro hlášení a dashboardů pracuje v reálném čase (nebo s minimálním časovým zpožděním). Stejně jako aplikace používané odděleními pro aktualizaci dat, jsou tyto nástroje pro vytváření přehledů / zobrazení dashboardu k dispozici jako instalace založené na prohlížeči nebo na ploše. Zahrnují také funkce přehledů na konci dne, které nabízejí zasílání zpráv pomocí grafů / grafů / tabulek jako přílohy Microsoft Excel nebo Word.
· Komunikační nástroje:
V každém systému, který pracuje na více odděleních, je komunikace povinná. Systémy ERP to usnadňují tím, že nabízejí nástroje pro automatizované generování pošty založené na akci, rychlé zasílání zpráv, chat nebo obecné funkce vysílání na úrovni jednotlivců i skupin. Řekněme, že jakmile je objednávka označena jako „Připraveno k odeslání“, měl by být do logistického oddělení spuštěn automatizovaný poštovní zásilka, aby zahájil proces odeslání; Nebo pokud se v kuchyni v pizzerii vyskytl problém, lze všem ostatním oddělením poslat obecnou zprávu, aby se přestaly přijímat další objednávky.
Další funkce rychlého zasílání zpráv (jako jsou funkce od Lync, Chatter nebo Yammer) jsou začleněny pro snadnou a okamžitou komunikaci.
Kromě výše uvedených nástrojů, které jsou nedílnou součástí jakéhokoli ERP systému, existují další nástroje, které lze integrovat podle potřeby:
Do ERP systému lze integrovat mnoho analytických nástrojů pro obchodní inteligenci, prediktivní analýzu, dolování dat a související analýzu. Tyto analytické nástroje se používají k získání cenných informací o vytváření strategických obchodních rozhodnutí založených na dostupných datech (jako je sledování chování spotřebitelů při nakupování na prázdninách, srovnávací výsledky u produktů v červené barvě s vyššími tržbami než u produktů v modré barvě atd.)
· Nástroje pro přidělování zdrojů a plánování úloh:
Systémy ERP mohou také integrovat nástroje pro přidělování zdrojů napříč odděleními a úkoly (pro průmyslová odvětví náročná na práci). Tyto nástroje pracují na jednoduchém principu definovaného času, který úkol / projekt vyžaduje, proti plánu dostupnosti zdrojů. Po dokončení úkolu je prostředku automaticky přiřazen nový úkol odpovídající jeho dovednostem nebo je vložen do fondu pro další přiřazení. Nástroje mají funkčnost pro ruční zásah na úrovni supervizora v případě zpoždění úkolu. Mezi výhody patří jasná viditelnost o současném a budoucím pracovním zatížení, optimální využití zdrojů, prozkoumání možností automatizace atd.
· Další přidané funkce: Systémy ERP mohou integrovat moduly pro řízení lidských zdrojů, řízení projektů, systémy sledování času, správu dokumentů atd., Podle obchodních potřeb. Existuje velké množství nástrojů specifických pro každý typ odvětví a funkce a prodejci ERP poskytují pomoc zainteresovaným klientům při výběru toho nejlepšího. Internet je vždy k dispozici pro svépomoc při získávání požadovaných informací.
Sečteno a podtrženo:
ERP je komplexní rámec pro implementaci a obvykle potřebuje specializovaného dodavatele pro implementaci. Dvě velká úzká místa spojená s implementací ERP jsou vysoké náklady a nedodržování nejlepších postupů. I když náklady lze do určité míry zmírnit pečlivým oceněním různých prodejců a hodnocením bezplatných nástrojů s otevřeným zdrojovým kódem, další problém způsobený selháním kvůli nedostatečnému dodržování osvědčených postupů lze zmírnit zaměřením školení na zaměstnance. Správné posouzení v počátečních fázích, partnerství s prodejci se správnou odborností a jasné požadavky od začátku pomůže účinné a úspěšné implementaci nástrojů ERP. (Související čtení viz „Případové studie úspěšného plánování podnikových zdrojů“)
