Co je to poukaz?
Poukaz je dokument používaný oddělením závazků společnosti ke shromažďování a evidování všech podkladů potřebných ke schválení platby závazku. Poukázka je v podstatě záložní dokumenty pro účty splatné. Splatné účty jsou krátkodobé účty, které společnosti dluží prodejcům a dodavatelům.
Poukaz je důležitý, protože se jedná o mechanismus vnitřní účetní kontroly, který zajišťuje, že každá platba je řádně autorizována a že zakoupené zboží nebo služby jsou skutečně přijaty.
Klíč s sebou
- Poukaz je dokument používaný oddělením závazků společnosti obsahujícím podpůrné doklady pro fakturu. Poukaz je v podstatě záložní doklady pro splatné účty, což jsou účty, které společnosti dluží prodávajícím a dodavatelům. Doklady v poukazu mohou zahrnovat dodavatele faktura, dlužná částka, datum splatnosti, účty hlavní knihy a přepravní doklady. Všechny částky dlužných dlužných poukázek se sčítají a jednorázová částka se v rozvaze zaznamená jako účty splatné.
Jak poukazy fungují
Společnosti mají různé krátkodobé finanční závazky vůči dodavatelům a prodejcům po celé účetní období. Společnost možná bude muset koupit zásoby nebo suroviny od dodavatelů, kteří se používají při výrobě zboží společnosti. Dodavatelé v zásadě poskytují společnosti úvěr, který umožňuje platbu v blízké budoucnosti, například 30, 60 nebo 90 dní.
Poukaz je formulář, který obsahuje všechny podpůrné doklady ukazující dlužné peníze a veškeré platby zaplacené dodavateli nebo prodejci za nezaplacený závazek. Poukaz a potřebné dokumenty jsou zaznamenány v registru poukazů. Některé podpůrné dokumenty v poukazu mohou zahrnovat:
- Faktura od dodavateleVývozce nebo jméno dodavatele, které má být zaplacenoPodmínky k platbě, jako je dlužná částka, datum splatnosti a jakékoli slevy poskytnuté dodavatelem za včasné zaplacení faktury. Objednávka společnostiReceipt o tom, že společnost přijala zboží od dodavateleV hlavní knize účty, které mají být použity pro účetní účely Podpisy zplnomocněných zástupců společnosti na nákup a platbu Doklad o platbě a datum po uhrazení faktury dodavateli
Celková částka všech voucherů, které mají dlužné zůstatky, se v rozvaze zaznamenává jako účty splatné. Po zaplacení voucheru je doklad o zaplacení zahrnut do voucheru a zaznamená se jako zaplacený voucher.
Jak jsou poukazy užitečné
Poukazy společnosti slouží jako klíčový zdroj důkazů při provádění auditu. Auditor provádí řadu postupů, aby určil, zda účetní závěrka neobsahuje významné nesprávnosti. Poukazy dokládají, že zakoupené zboží bylo skutečně přijato, což podporuje tvrzení auditora, že zboží a služby zveřejněné v účetní závěrce skutečně existují. Poukazy také zdůvodňují hotovostní platby firmy prodejcům a dokumentují účty hlavní knihy použité k zaúčtování transakce.
Použití systému poukázek také snižuje riziko, že zaměstnanci budou tajně krást majetek společnosti. Podniky používají oddělení povinností, aby zabránily krádeži zaměstnanců, což znamená, že kritické úkoly jsou přiřazovány různým lidem v organizaci. Poukaz dokládá, že úkoly plní více lidí, a vytváří papírovou stopu, aby auditor mohl potvrdit, že povinnosti byly řádně odděleny.
Příklad poukazu
Místní restaurace objednává maso a ryby každých pár dní od svých prodejců. Vedoucí restaurace vyplní objednávku na 30 liber masa a majitel iniciuje objednávku, aby zásilku schválil. Po přijetí zásilky se obsah zásilky porovná s objednávkou, aby se zajistilo, že zásilka odpovídá objednávce. Restaurace dokončí potvrzení o přepravě, aby dokumentovala tento proces, a potvrzení o odeslání se porovná s fakturou dodavatele.
Poukaz, který je titulní stránkou s vysvětlením přiložených dokumentů, zahrnuje nákupní objednávku, potvrzení o doručení a fakturu. Částka nákupu se sčítá a zaznamenává na účty splatné v rozvaze, dokud není zaplacena. Majitel zkontroluje všechny informace o poukázce před podepsáním šeku.
Poukaz také zahrnuje účty hlavní knihy používané k zaznamenání transakce. Například restaurace může připsat (zvýšit) účet zásob masa a odečíst (snížit) hotovostní účet k zaznamenání platby. Doklad o zaplacení poukázky je zaznamenán s potvrzením platby a datem. Splatné účty budou odrážet nižší zůstatek kvůli zaplacení faktury za předpokladu, že nevzniknou žádné další závazky.
